سیستم سازی یا «سیستم سازی کسب‌و‌کار» شامل تمام کارهایه که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام میشه تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اکثر کارها به‌خوبی پیش بره. علم سیستم سازی به مدیران کمک میکنه وابستگی کسب‌و‌کار رو به خودشون کم کنه و وقتی در محل کار نیستن تمام کارها به‌خوبی پیش بره.
یکی از نکاتی که باید تا حد زیادی در هر کسب و کار توجه کرد، سیستم سازیه. اگر سیستم کسب و کار شما با مشکل مواجه بشه و از روی قاعده و اصولی مشخص پیش نره، بهزمان زیادی نمونده تا شکست. حالا در این مقاله بیزینس ترند به طور کامل از اهمیت سیستم سازی گفته شده و بخصوص روی کسب و کار های کوچک تمرکز شده. با من همراه باشید.
سیستم سازی چیست؟
اصطلاح سیستم سازی کسب و کار ا توسط آقای ادوارد دمینگ در سال ۱۹۴۷ میلادی مطرح شد و آقای گربر این مفهوم رو بسط و گسترش داد و تفکر ده هزار برابری رو بنیانگذاری کرد و اون رو وارد کسب‌و‌کارها کرد. ایشون در حال حاضر مشاور کسب و کار بسیاری از شرکت‌های بزرگ دنیاست.
هدف سیستم سازی کسب و کار تحقق اهداف و استراتژی‌های یک سازمان است
بیاید با یک مثال پیش بریم. تصور کنید می‌خواهید با ماشین شخصی خودتون به جنوب کشور سفر کنید با این شرط که از مسیری برید که تا به حال از اون رد نشدید.
حتما شما برای مسیریابی از تکنولوژی‌های جدید مثل گوگل مپ یا ویز و نشان و … استفاده کردید که هدف(مقصد) رو به اون اپلیکیشن می دید و اون هم بهترین مسیر رو به شما معرفی میکنه و اگر مسیری رو اشتباه برید مدام به‌روز‌رسانی میکنه تا با شرایط جدید بهترین مسیر رو به شما پیشنهاد بده.
ما در سیستم‌سازی کسب‌و‌کار هم اول مقصد رو مشخص می‌کنیم. مقصد می تونه چی باشه؟ ( فروش میانگین ماهانه، سود میانگین ماهانه، تعداد مشتریان، میزان رضایت مشتریان و …).
بعد کارهایی که انجام می‌دیم رو لیست و بررسی می‌کنیم تا متوجه بشیم چه فعالیت‌هایی ما رو در مسیر رسیدن به هدف به جلو می‌بره و در نقطه فعلی ما رو نگه نمی‌دارد و یا شاید حتی بدتر از هدف دور میکنه.
مثل سفر به جنوب کشور که اگر اشتباهی کنیم مجددا نقشه برای مسیر جدید به روز رسانی میشه و راه جدید و بهینه رو نشون میده. ما هم در فعالیت‌هایی که روش انجام اون ها رو مکتوب کردیم مدام بایستی به روز رسانی کنیم تا از مسیر منحرف نشیم و با بهترین مسیر به مقصد(هدف) برسیم. بهترین مسیر چه مسیریه؟
بهترین مسیر، مسیریه که هزینه‌های مالی و زمانی ما رو کاهش بده و بالاترین بازدهی رو برای ما به همراه داشته باشه.
منظور از کسب‌و‌کارهای کوچک چیست؟
کسب‌و‌کارهای کوچک به کسب‌و‌کارهایی با یک تا ۲۰۰ نفر پرسنل گفته میشه و اغلب در مالکیت یک شخص هست.
سیستم سازی کسب و کارهای کوچک یعنی اینکه چطور کسب‌و‌کاری بسازیم که بدون حضور ما به عنوان صاحب کسب‌و‌کار بتونه رشد کنه و نه اینکه فقط کار کنه.
چه فعالیت‌هایی در کسب‌و‌کارهای کوچک حیاتی هستند؟
در کسب و کارهای کوچک کارهایی که باعث افزایش درآمد، سود و رضایت مشتری بشه جزو کارهای حیاتی بحساب میان. علاوه بر اون کارهایی که باعث خارج شدن ثروت از مجموعه میشه و منجر به افزایش هزینه، زیان و عدم رضایت مشتری میشه هم از جمله عوامل حیاتی در شرکت به شمار میاد که نمیشه غافل شد. برای فرآیند سازی درست ما باید این عوامل رو به درستی شناسایی کنیم. (شفاف سازی)
در نتیجه لازمه که لیستی از کارهایی که در مجموعه انجام میشه، تهیه کنید و ببینید که ورودی و خروجی اون شامل کدام دسته ست، به ثروت شما اضافه میکنه یا از اون کم می کنه!!؟ اگر کاری بود که جزو هیچ کدام از این دو دسته نبود پیشنهاد می کنم اون رو حذف کنید.
سیستم‌سازی چطور به کسب‌و‌کارهای کوچک کمک می‌کند؟
1- حذف اشتباهات تکراری:
سیستم‌سازی به شما اجازه میده که اشتباهات رو متوجه بشید و از وقوع دوباره اونها جلوگیری کنید.
2- دست نیافتنی می‌شوید:
یعنی چی؟ یعنی ما می‌تونیم هر محصول/خدماتی که ارائه می‌کنیم رو ده هزار برابر کنیم بدون اینکه درگیر پیچیدگی‌های ناشی از توسعه کسب‌و‌کار بشیم.(ترفندهای فروش)
3- قابلیت بازگشت به گذشته:
شما با پیاده کردن انواع روشهای مستند‌سازی همچون ثبت مکتوب و کامپیوتری اتفاقات مهم کسب‌و‌کار و داشتن ویدیو و صوت از بعضی اتفاقات فیزیکی خود امکان برگشت به گذشته و تحلیل وضعیت رو دارید. با سیستم سازی کسب و کار میتونید جلوی مشکلاتی که در بخش پرداخت‌ها وجود دارن رو حذف کرد.
4- ایجاد کسب‌و‌کار با عمر طولانی:
سیستم‌سازی در کسب‌و‌کارهای کوچک باعث میشه کسب‌و‌کاری برای عمر بالای صد سال ایجاد کنیم و دغدغه‌های عدم حضور خود و کارکنان دیگرو کم کنیم و یا حتی حذف کنیم.
5- حذف دغدغه عدم حضور:
در هر مجموعه ای پیش میاد که کارمند ها یا مدیران روزهایی رو سر کار حاضر نباشن و در نبود این افراد نیز شرکت باید به کار خودش ادامه بده
مشکلات رایج در کسب‌و‌کارهای کوچک چیست؟
1- عدم مسئولیت پذیری در کارمندان
شونه خالی کردن از انجام مسئولیت‌ها یا مقصر جلوه دادن بقیه آدم ها یکی از رایج ترین مشکلات و چالش های بین کارمنداست و سنجش این کار برای مدیران مجموعه آسون نیست.
علاوه بر اون بعضی از کارمندها مسئولیت سایر کارمند ها رو هم انجام میدن و تقسیم وظایف به درستی صورت نمی‌گیره و باعث میشه کارمندها درگیر استرس و اضطراب بی مورد بشن که می تونه آسیب قابل توجهی به سازمان بزنه. به همین دلیل بعضی از کارمندها همچنان مشغول به کار هستن و در نتیجه ممکنه به مرور زمان دچار فرسودگی و خستگی زودهنگام بشن و احساس نارضایتی نسبت به کار به اون ها دست میده.
وقتی که یک ارزش برای پرسنل تعریف میشه، این ارزش به یک فاکتور متداول در رفتارهای اشخاص تبدیل میشه و می‌تونه به فاکتوری تبدیل بشه که عملکرد طولانی مدت خوبی رو ایجاد کنه.
2- بی توجهی به تبلیغات در کسب‌و‌کارهای کوچک
کم شدن تعداد مشتری ها به خاطر عدم تبلیغات یکی دیگر از مشکلاتیه که مدیران بعد از کاهش فروش متوجه میشن.
3- بی توجهی نسبت به خواسته‌های مشتری در کسب‌و‌کارهای کوچک
با توجه به اینکه مکرااا قبلا در مقاله های متفاوتی از جمله چطور از مشتری دعوت به خرید کنیم، 7 تکنیک ساده برای شناخت نیاز پنهان مشتری ، حرفه ای بودن در محیط کار و ده ها مقاله دیگه می تونیم متوجه اهمیت نقش کلیدی مشتری در صنعت امروز بشیم. همه این ها در صورتی که یکی از مشکلاتی که اکثر کسب‌و‌کارها با آن مواجه هستند کم توجهی به نیازها و درخواست‌های مشتریانه. سفارش‌هایی که به مشتری تحویل نمی‌شود یا ناقص تحویل داده میشه. البته که نیاز ذکر کنم این قبیل مشکلات رو اگر در کسب و کارتون دارید هرچه سریع تر بشکل اورژانسی اقدام کنید تا انقراض اتفاق نیفته!!!!
4- مشکل در دریافت و پرداخت وجه به مشتریان
مساله های مالی که ممکنه از مشتری پول بیشتر/کمتر دریافت بشه و تسویه حساب به درستی انجام نشه. این مسئله باعث بروز مشکلات در مدیریت مالی و حسابداری میشه و به اعتبار شرکت در بازار و بانک‌ها صدمه میزنه.
مزایای سیستم سازی در کسب‌و‌کارهای کوچک
1- کاهش هزینه ها
زمان یک مدیر باید صرف تجزیه و تحلیل فرصت‌های جدید تجاری یا توسعه کسب‌و‌کار بشه. واگذاری یا خودکار کردن کارهایی که در طول روز انجام میشه، زمان آزاد برای شما ایجاد میکنه و شما میتونید وقت و انرژی خودتون رو صرف انجام کارهای مهم کنید.
با استفاده از ثبت فرآیندها میتونید وظایف خودتون رو به عنوان یک مدیر در طول روز کاهش بدید و وقت خودتون رو صرف نظارت بر کارها و کسب درآمد بیشتر برای مجموعه کنید.
2- افزایش میزان عملکرد
زمانی که کارهای خودتون رو به شکل مستند در میارید، کارهای غیر ضروری که ممکنه در طول روز با اون ها مواجه باشید شناسایی میشن. وقتی تصمیم می گیرید که این قبیل کار ها رو حذف کنید (کارهای غیرضروری) زمان برای انجام کارهای مهم تر فراهم می کنید.
شما میتونید با مستند سازی فرآیندها و ثبت فرآیندهای جدید، کارهای روزانه رو به صورت کارآمدتری انجام بدید و کارایی رو در سیستم افزایش بدید.
3- بهبود کارایی
کسب‌و‌کارهایی که فرآیند کار مشخص ندارن، هر کدوم از کارمندان به روش خودشون کار می‌کنند. اگر چه این مسئله برای کارمندان ممکنه خوشایند باشه اما در نهایت کارایی رو کاهش میده. بعضی از مدیران این بهبود رو از طریق مدیریت ذره بینی اجرا می کنن.
ثبت بهترین روش انجام یک کار باعث میشه که کارکنان کارآمدتر باشن و عملکرد خودشون رو بهبود بدن. همچنین برای ورود افراد جدید به مجموعه نیاز نیست که شما زمان زیادی رو صرف آموزش به اونها کنید و با مراجعه به مستندات می‌تونند با مجموعه و روش کار آشنا بشن.
4- بهبود روابط بین کارمندان و مشتریان
یکی از مهم‌ترین و کلیدی ترین عوامل موفقیت در تجارت “ارتباطات” است. وقتی که اطلاعات به صورت مستند وجود نداشته باشه، ارتباطات داخلی و خارجی می‌تونه به یک چالش بزرگ تبدیل بشه. زمانی که روشهای کار به صورت مکتوب نوشته شده باشه، دیگه تصمیم گیری و بحث درباره انجام اون خیلی کمتر مطرح میشه و زمان و انرژی کم تری هم خرج میشه.
5- مقیاس پذیری
میشه گفت مهم‌ترین ویژگی سیستم‌سازی، مقیاس پذیری اونه. شما میتونید کسب‌و‌کار خودتون رو به راحتی توسعه بدید. زمانی که شما برای آموزش کارکنان، مستندات در اختیار داشته باشید، برای آموزش نیروی جدید، کارکنان قبلی درگیر فرآیند آموزش نمی‌شن و با آسودگی خاطر به کار خودشون ادامه میدن.
شما میتونید با توجه به چارچوب استخدامی که از قبل مشخص کردید به راحتی افراد مناسب جدید رو برای کسب‌و‌کار خودتون استخدام کنید.
تعداد اشتباهات کارکنان جدید که با توجه به آموزش‌هایی که از قبل درموردش تحقیق شده صورت گرفته، کمتر میشه و عملکرد کلی اونها بهبود پیدا میکنه و زمانی که کارکنان عملکرد مناسب داشته باشن، کسب‌و‌کار شما نیز به سرعت رشد خواهد کرد.
6- بهبود عملکرد کسب و کار
اگرچه میزان دارایی که وارد مجموعه شما میشه یکی از ملاک‌های سنجش پیشرفت کسب‌و‌کار شما محسوب میشه اما اندازه گیری بازخورد فعالیت‌های بازاریابی یا روند توسعه محصولات جدید، تصویر جامعی از سلامت مجموعه رو به شما ارائه میده.
وقتی که شما سیستم‌سازی رو انجام می‌دید، مستندات دقیقی از راهکارها وجود داره که میتونید با بررسی اونها نحوه انجام کارها و عملکرد کارکنان رو ارزیابی کنید.
7- انجام کارهایی که محدودیت زمانی دارند
وقتی که شما برنامه منظمی برای انجام کارها در طول روز نداشته باشید، صفی از کارها تشکیل میشه بدون اینکه اهمیت هر کدوم مشخص باشه و شما در میان این کارها سر در گم می شید.
این مسئله به خصوص زمان انجام کارهایی که دارای ددلاین(زمان مشخص از پیش تعیین شده) هستند به اهمیتشون اضافه میشه. سیستم‌سازی از اینکه همچین اتفاقاتی بیفته جلوگیری می کنه. و شما میتونید کارها رو به ترتیب اولویت انجام بدید.
8- افزایش زمان آزاد برای گسترش مجموعه
وقتی کسب‌و‌کار به صورت سیستماتیک درمیاد، شما زمان آزاد بیشتری در اختیار دارید و میتونید روی فعالیت‌هایی که به رشد کسب‌و‌کار شما کمک میکنه، متمرکز بشید.
میتونید در زمان‌های آزاد فعالیت‌های بازاریابی خودتون رو گسترش بدید و به رشد کسب‌و‌کار خودتون کمک کنید.
معرفی فیلم در خصوص سیستم سازی
فیلم بنیان‌گذار یا Founder نمونه خوبی از درک سیستم سازی در کسب و کاره. این فیلم در مورد داستان فردی است که مک‌دونالد رو به صورت یک فرانچایز در کل دنیا پیاده سازی و تفکر ده هزار برابری رو ایجاد میکنه.
شخصیت این داستان فروشنده‌ای بود که رویایی بزرگ داشت و در مسافرت‌هایش دستگاه‌هایی را می‌فروخت. او به فروشگاهی به نام مک دونالد می‌رسد و مشاهده می‌کند که صاحبان این مغازه روشی را ایجاد کردند که به واسطه آن می‌توانند به جای اینکه به یک یا دو نفر خدمات ارائه بدهند به صد الی دویست نفر در روز، خدمات خوب و با کیفیت ارائه دهند.
دیدگاه سیستم سازی و نقش آن در مدیریت
یه مدیر می‌تونه کارهای متعددی در طول روز در یک مجموعه که در اون فعالیت میکنه انجام بده. این فعالیت‌ها در چهار زیر مجموعه دسته بندی میشن:
- کار: فعالیت‌های معمولی که همه اون رو انجام میدن. مثلا صحبت کردن با مشتری یا خرید برای شرکت و … . خیلی از مدیران غرق در این فعالیت‌ها هستند و اونقدر کارهای معمولی و روتین انجام میدن که از انجام کارهای مهمتر جا می مونند.
- تصمیم گیری: یکی از مسئولیت‌های مهم مدیران تصمیم گیری درباره انجام کارهاست. مثلا مدیر کاری رو به یکی از کارمندهای خودش واگذار میکنه ولی در بعضی از گزینه‌ها همچون زمان اجرا، هزینه‌ها و … مدیر تصمیم گیری میکنه.
یعنی مدیر نکات کلیدی رو تعیین میکنه و کارمندها روند اجرایی کار رو به عهده دارن. مدیرانی که در تصمیم گیری دخالت می‌کنند همواره درگیر هماهنگی و ارتباط با کارمندان هستند.
همچین مدیرانی همچنان درگیر انتسابات هستند و همیشه باید پاسخگوی نیاز کارمندان باشند و فرصت برای رسیدگی به امور مهمتر رو از دست میدن.
در سیستم سازی کسب‌و‌کارهای کوچک ما به مدیران یاداور میشیم که باید کارها رو واگذار کنند و درباره امور تکراری تصمیم گیری نکنند.
- واگذاری تصمیمات: ما به عنوان مدیر باید هنر واگذاری کارها رو یاد بگیریم و خیلی از کارهایی که در مجموعه انجام میشه و تصمیم گیری رو به کارمندها واگذار کنیم و تنها از اونها نتیجه رو بخواهیم.
- سیستم‌سازی: بالاترین سطح مدیریت سیستم سازیه که ترکیبی از واگذاری هم هست.
در این روش ما بخش‌هایی از مجموعه رو به یک فرد واگذار می‌کنیم و تنها نتیجه رو از کارمند می‌خواهیم.
سیستم سازی یعنی اینکه ما واحدهای سازمانی رو به بخش‌های مستقلی تقسیم‌بندی کنیم و هر قسمت روبه یک فرد متخصص واگذار کنیم و اون فرد با هزینه‌ها و درآمدهایی که ایجاد میکنه برای مجموعه بهره‌وری و سود ایجاد می کنه. این تعریف برای سیستم سازی کسب و کارهای کوچک هم صادقه.
