چرخه دمینگ یا PDCA و نقش آن در بهبود فرآیندها

نمیدونم تابحال اسم چرخه دمینگ رو شنیدید یا نه و یا اطلاعاتی درموردش دارید یا نه! ولی می تونم بگم از ابراز های قدرتمندی که چه در کسب و کار و چه در زندگی شخصی به شما کمک می کنه. برای بار اول فردی به نام ویلیام دمینگ نظریه­ی این چرخه مطرح شد و استفاده از اون بین مردم رواج پیدا کرد. در واقع چرخه دمینگ به کیفیت محصولات و خدماتی که ارائه می دید، کمک زیادی می کنه.در این مقاله این چرخه رو معرفی می کنم تا بتونید تشخیص بدید، چه زمانی از این چرخه در برنامه مستمری خودتون استفاده کنید. تا انتهای این مقاله بیزنس ترند همراه باشید.

چرخه دمینگ یا PDCA چیست؟

در واقع کلمه چرخه دمینگ یا همان PDCA از کلمات plan، DO، Check و Act تشکیل شده. چرخه دمینگ به شما کمک می کنه تا بتونید قسمت هایی که نیاز به تغیر دارند، رو با نظر و استراتژی های خودتون تغییر بدید و بعد داخل چرخه دمینگ اونها رو بررسی و ارزیابی کنید.

همونطور که گفتم، چرخه دمینگ از 4 کلمه تشکیل شده است. کلمه plan به معنیه طرح و برنامه، کلمه DO به معنیه انجام دادن، کلمه Check به معنیه بررسی و تحقیق، کلمه Act هم به معنیه عمل کردن هستن. در واقع این کلمات 4 مرحله پویا رو تشکیل می دن که می تونه به بهبود فرایند ها و نظارت سیستم کمک کنه.

در ادامه اینکه چرخه دمینگ از چه قسمت هایی تشکیل شده رو با هم بررسی می کنیم.

مراحل تشکیل دهنده چرخه دمینگ

تا اینجا متوجه شدیم که منظور از چرخه دمینگ یعنی چی، حالا می ریم که با مراحل اصلی این فرایند اشنا بشیم. شما با آشنا شدن مراحل چرخه دمینگ می تونید مسائل رو به شکل دقیق و اصولی حل کنید و راه های روشمند تری رو پیاده کنید. بیایید به این مراحل نگاهی بندازیم.

1- برنامه یا plan

قبل از هرچیزی باید در این چرخه مساله یا چالش خودتون رو بشکل کامل مشخص و شفاف کنید. فرض کنید یجایی مشغول کار هستید، اما متوجه می شید که استاندارد یا کیفیت محصول اونقدرا هم خوب نیست و با توجه به اون چیزی که انتظار دارید، این محصولات تولید نمی شن. به همین دلیل نیاز که همون اول کار این مساله رو بررسی کنید. بعد از اینکه شناسایی کردید میرید سراغ کشف راه حل و پیاده سازی.

2- عمل یا DO

حالا بعد از اینکه راه حل رو پیدا کردیم میریم سراغ ارزیابی کردن. با ارزیابی کردن متوجه می شید که این راه حل به درد شما م یخوره یا نه یا بقولی برای شما کار می کنه یا نه(تشخیص می دید). بعد از اینکه این راه حل رو بررسی و آزمایش کردید. داده های به دست اومده رو جمع آوری کنید. اگر راه حل کارآمد نبود، بهتر راه های دیگه ای رو امتحان کنید.

3- برسی و تحقیق یا Check

در این مرحله باید نتایجی که از آزمایش ها به دست آوردید با انتظارات و مشکلاتی که در مرحله یک داشتید، مقایسه کنید. اگر این ایده موفقیت آمیز و نتیجه مطلوبی داشت باید به مرحله بعد یعنی اجرا و پیاده سازی برید ، اما اگر ایده موفقیت آمیز نبود، باید دوباره مرحله اول، یعنی برنامه رو بررسی کنید.

4- اجرا یا َAct

در این مرحله باید ایده که از موفقیت اون تو مرحله های قبلی مطمئن شدید رو اجرا و پیاده سازی کنید. البته این رو بهتره یادمون باشه که شما برای رسیدن به نتیجه مطلوب بهتره بارها مراحل رو تکرار کنید چون استمرار نقش کلیدی داره تو راه حلی که کاربردیه. محصول/کالا/خدماتی که شما دارید رو بارها بررسی و آزمایش کنید. حتی شما می تونید بعداز تولید محصول/کالا/خدمات جدید، مجدداً چرخه رو تکرار کنید تا راه حل های جدید برای بهبود بیشتر مسائلتون به دست بیارید.

کاربرد چرخه دمینگ

چرخه PDCA برای هر نوع کسب و کاری به خوبی کار می کنه. این چرخه برای بهبود کیفیت هر محصول/کالا/خدمات و برطرف کردن چالش ها خیلی موثره. شما با استفاده از چرخه دمینگ می تونید راحت تر چالش هایی که با محصولا خودتون دارید رو برطرف کنید و محصول با کیفیت تر و به روز تری رو به بازار ارائه کنید. طبق تحقیقات انجام شده و گفته برخی متخصصان از این چرخه می شه در مدیریت کیفیت جامع استفاده کرد که فوق العاده روش تاثیرگذاریه.

با این حال هستند افرادی که تأکید دارند این روش همیشه کارآمد نیست. اگر قصد دارید از این چرخه برای بهبود محصولات خودتون استفاده کنید، باید تمام گروه رو دعوت به همکاری کنید. چون این چرخه نیاز به کمک افراد زیادی داره.

بنظرم بیان کردن یه مثال در همین زمینه می تونه دسترسی خوبی ایجاد کنه.

یک کارگاه تولید کابینت رو در نظر بگیرید. مدیریت این کارخانه می خواد سرعت فرایند تولید کابینت رو افزایش بده تا بتونه سفارشات بیشتری رو قبول کنه. به همین خاطر می تونه از چرخه دمینگ کمک بگیره. چطور؟ به این شکل که در مرحله برنامه ریزی متوجه می شه که موادی که استفاده می شن، با کیفیت نیستن. (یا بازدهی افرادی که در مجموعه فعال هستن مناسب نیست یا بخش بازاریابی قوی نیست یا ..).در واقع مازاد اضافه تری درون اون مواد دیده می شه. این مواد نه تنها زنجیره تولید رو کند می کنه، بلکه هزینه مرجوعی و اعتراضات باعث میشه به کارگاه اسیب وارد بشه.

به همین خاطر برای مثال می تونن تو این مرحله اقدام به خرید مواد اولیه بهتر و دستگاه های مدرن تری بکنند. بعد تو مرحله دوم، ماشین و مواد جدید مورد آزمایش یک ماهه قرار می گیرن. با این حال، در همون زمان ماشین های قدیمی تر به کار خودشون ادامه می دن. این مرحله به مدیران این امکان رو می ده تا متوجه بشن که سرمایه گذاری برای دستگاه و مواد جدید ارزش دارد یا نه.

در مرحله سوم بعد از ارائه نتایج و آزمایش ها، متوجه میشن که سرعت تولید، افزایش پیدا کرده و رضایت مشتری ها هم بیشتر شده. اما بعد از رفع اون مشکل به مشکل جدیدتری برخورد می کنند. مشخص می شه که کارگرها اونقدر به ماشین قدیمی عادت کردند که استفاده از ماشین جدید برای اون ها اسون نیست. بعد از این که مشکلات کاملاً رفع شد، راه حل نهایی رو اجرا و بعد پیاده سازی می کنند. ماشین آلات و مواد جدید تر و با کیفیت تری جایگزین می کنند. در نتیجه میبینند که میزان سفارشات زیادی رو قبول می کنن و زمان کمتری رو برای جلب رضایت مشتری معترض و اصلاح محصول مرجوعی میزارن.

کلام آخر

در این مقاله دیدیم که چرخه دمینگ یک نوع چرخه پیوسته ای که به حل مسائل و بهبود محصولات و رفع مشکلات کمک زیادی می کنه. این چرخه با مرحله برنامه ریزی شروع می شه که در اون مسائل و مشکلات شناسایی و بعد به مرحله عمل و برسی می رسن. بعد از رفع مشکلات و نتایج جدید تر اون ها رو پیاده سازی و اجرا می کنند. چنانچه در این زمینه با چالشی مواجه شدید و یا ابهامی وجود داشت می تونید از طریق راه های ارتباطی با ما در تماس باشید.